履歴書の書き方とは？準備から送付まですべてを徹底解説

履歴書は、職務経歴書とともに転職活動に欠かせない書類です。しかし、履歴書を作成するときの正しいルールやマナーについて十分に理解できているという人は、意外と少ないのではないでしょうか。
ここでは、履歴書作成前の準備から記入すべき内容、作成を終えたらやるべきことまでを、徹底的に解説します。

履歴書を書き始める前に必要な準備とは？

実際に履歴書を書き進める前に、まずは下記の2つの準備から始めましょう。面接に進む確率を上げるためには、どちらも押さえておくべき重要なポイントになります。

自分に合ったテンプレート・フォーマットを選ぶ

履歴書のテンプレートやフォーマットは、自分の長所をアピールできるものを選ぶようにしましょう。例えば、就業経験がなかったり、浅かったりする場合は、職務経歴を書く欄よりも、志望動機や自己PRの欄が大きいタイプを選ぶべきです。
また、複数の資格を取得している場合は、資格の記入欄が大きい履歴書を選んだほうがアピールにつながります。自分に合った履歴書のテンプレートやフォーマットをうまく選ぶことで、採用担当者に与える印象が違ってくるのです。

履歴書用の写真を準備する

もうひとつ履歴書で準備すべきなのが、貼付する写真です。3ヵ月以内に撮影したもので、背景色は白・青・グレーのいずれか、バストアップの写真を用意します。
履歴書の写真は、応募者の第一印象を左右します。より良い写真に仕上げるため、写真館やフォトスタジオで撮影するのがおすすめです。男性は、スーツとワイシャツを着用し、ネクタイを締めるのが基本。女性も、ジャケットに白のシャツなど、きっちりとした服装を着用し、身だしなみを整えて撮影するようにしましょう。

履歴書の書き方のルールとは？

履歴書には、共通する書き方のルールが存在します。基本的なルールに沿った履歴書でないと、その時点で採用の可能性が閉ざされてしまいがちです。「虚偽の記述をしてはならない」という当たり前のルールのほかに、下記のすべてを確認した上で作成に臨みましょう。

黒インクのペンを使用する

履歴書を手書きで作成する場合は、黒の耐水性ボールペンを必ず使用します。インクの色は、青やブルーブラックも許容範囲内とされていますが、最もオーソドックスなのはやはり黒です。また、鉛筆・シャープペンシル・消せるボールペンは、改ざん可能とみなされるので使用不可。ボールペンで間違えたからといって、修正液を使うのもNGです。間違えた場合は、新たな履歴書を用意して書き直しましょう。
また、特に手書きの指定がなければ、パソコンで作成するとこのような面倒は避けられます。

履歴書の「年」表記は、西暦・和暦表記のどちらかに統一する

西暦と和暦は、基本的にどちらを使っても構いません。ただし、履歴書内に混在させず、必ずどちらかに統一します。外資系企業に提出する場合は西暦を使うなど、応募先にふさわしい暦を選ぶことも重要です。

各欄はすべて必ず埋める

履歴書の各欄は、すべて埋めるのが基本です。空欄のまま提出してしまうのは、せっかくのアピールの機会を逃していることになります。自分のことをより知ってもらえるような内容を心掛け、すべてを埋めるようにしましょう。

履歴書の具体的な書き方とは？

フォーマットによって多少の違いはあるものの、履歴書は一般的に共通する欄が用意されています。欄ごとに記入のルールや注意点がありますので、それぞれ見ていきましょう。

1　日付・年齢などの書き方

日付・年齢・押印は、ルールが明確に決まっていますので、下記の３点を必ず押さえるようにしましょう。

・日付は「提出日」を記入する
履歴書に記入する日付は、必ず「提出日」にします。メールなどで送付する場合は送信日、郵送する場合はポスト投函の日、面接時に提出する場合は応募先企業に訪問する日になります。履歴書を「書いた日」ではないことを、ご注意ください。

・「提出時」の満年齢を記入する
年齢も、履歴書を書いた時点ではなく、提出時の満年齢を書かなければいけません。また、提出日の直前に誕生日が来る場合、年齢を書き間違えないように注意しましょう。

・「スタンプ式」ではなく「認め印」で押印する
履歴書に押印欄がある、または応募先企業から押印を求められた場合は、必ず認め印を使用します。朱肉を使わずに押印できるスタンプ式は、使用不可です。なぜなら、スタンプ式で押印した印鑑は、年月が経つと薄くなりますので、公的文書や重要書類では使用しないのが一般的なのです。
また、印鑑登録をしている実印や、銀行に登録をしている銀行印も、個人情報に近いものなので使わないようにしましょう。

2　学歴の書き方

学歴の書き方の主なルールは2つあります。「学歴・職歴」欄の1行目の中央に「学歴」と記入したら、下記のルールに則って書き進めていきましょう。

・原則、「高等学校・入学」から始める
いつの学歴から書くべきという決まりは、実は明確にはありません。しかし、通例として、義務教育でなくなる高等学校の入学から書くべきとされることが多いです。「◯年△月　長野県立◯◯高等学校　入学」「◯年△月　長野県立◯◯高等学校　卒業」と、それぞれ1行ずつ記入しましょう。

・学校名などは省略せずに書く
学校名は正式名称を、学部・学科・専攻も省略せずにすべて記入します。例えば、「高校」も「高等学校」と省略せずに記入しましょう。また、社会人になってから学校に通った経験もあればそれも書きます。特に、求人と関連するようなことを学んだのなら、良いアピールになるので積極的に記入すべきです。

3　職歴の書き方

職歴は、「学歴・職歴」欄内で、学歴のあとに1行空けて続けます。学歴同様、記入し始める1行目の中央に、「職歴」と記入しましょう。そのほか、下記のルールに則って記入してみてください。

・職歴はすべて記入する
短期間しか在籍していない場合も含め、基本的に職歴はすべて記入します。「◯年△月　株式会社□□　入社」「◯年△月　株式会社□□　退社」という書き方でそろえ、1行ごとに書いていくとわかりやすいでしょう。
会社名に続き、「◯◯事業部　△△課に配属　□□システムの法人向け営業に従事」など、所属部署や担当業務も、スペースが許す限り記入していきます。また、契約社員や派遣社員の場合は、雇用形態も記入しておくと、業務範囲のイメージがつかめていいでしょう。

また、通常、アルバイト経験は職歴には書かないものです。ただし、応募先へのアピールになりそうであれば、書いても問題ありません。離職中に長期間のアルバイトをしていた場合は、ブランクがあると捉えられるよりは、職歴として記入しておいたほうがいいと判断すべきでしょう。

・社名変更があった場合、会社名は2つ記入する
自分の所属時の会社名称と、現在の名称が違う場合もあると思います。その場合は、「自分の所属時の名称（現在の名称）」という書き方で、2つの社名を記入しましょう。

・最後に「以上」と記入する
学歴と職歴をすべて記入したら、職務経歴の最後の企業に現在も所属しているなら、次の行に左詰めで「現在に至る」と書き加えます。そして、同じ行に右詰めで「以上」と記述すれば、学歴と職歴は完成です。

4　賞罰の書き方

賞罰とは、「受賞経験」と「犯罪歴」のことです。履歴書に「賞罰」の欄がある場合、どこまで書くべきか、反対に書かなくていいかなどについて、下記のようなルールがあります。

・受賞経験は全国優勝や国際レベル以上を記入する
「賞」として記入することができるのは、全国優勝か、国際レベルの大会の出場・受賞経験以上というのが一般的なルールです。そのレベルの受賞経験があれば、賞の正式名称や受賞年月などを記入しましょう。

・犯罪歴がある場合は、省略せずに記入する
「罰」として記入しなければならないのは、懲役・禁固・罰金などの有罪判決・刑事罰を言い渡された場合です。該当するものがあれば、省略せずに記入しましょう。スピード違反や駐車違反など、行政処分で処理された場合は行政罰にあたるので、記入する必要はありません。

・賞罰がない場合はそのまま記入する
賞罰が両方ない場合は、賞罰欄には「なし」と書きます。もしくは、ほかの項目にスペースを割けるので、賞罰欄がない履歴書を選びましょう。また、犯罪歴がある場合も、特に応募先の指定がなければ賞罰欄のある履歴書を使う義務はありません。履歴書は、自身のアピールとなることをゴールにまとめるべきです。

5　免許・資格欄の書き方

免許・資格欄の書き方は次のとおりです。

・免許・資格を書く順番を決め、記入する
まず、免許や資格を記入する順番に、明確な決まりはありません。取得年月の順で記入する、運転免許から書いてそのほかの資格を記入するなどのやり方がありますが、しっかりとアピールするために、業務に関連する免許や資格を持っていれば、最初に書きましょう。また、免許・資格名は略さず、それぞれの正式名称を記入します。

・免許・資格を未所持の場合は、「特になし」と記入する
どちらも未所持であれば、「特になし」と記入します。ただし、仕事に関連した資格取得を目指して勉強している場合は、資格名と合わせて、「合格に向けて勉強中」と書いても構いません。

6　志望動機欄の書き方

志望動機欄は、「応募企業が求めている人材」を意識しながら自分をアピールできる、履歴書の中で最も大切な項目です。ただし、職務経歴書と違って、コンパクトにまとめる必要もあります。その上で、押さえるべきポイントを解説していきましょう。

・実体験をベースに、具体性とオリジナリティを意識して記入する
志望動機は抽象的ではなく、実体験にもとづいた自分ならではの言葉で記入します。それにより、志望動機に説得力を持たせることができるのです。ほかの応募者との差別化を図れるエピソードもあれば、積極的に盛り込みましょう。

・「応募企業でやりたい仕事」を記入する
例えば、現在の就業先でやりたいのにやらせてもらえていない仕事があり、応募先にそれと関連するような仕事がある場合は、その仕事をやりたいという意欲を志望動機欄で伝えましょう。さらに、自分にその仕事をこなせるだけの知識やスキルがあれば、それも合わせて記入します。自分の志望と応募先が求めるものがマッチングすることを、採用担当に大いにアピールしてください。

・志望動機欄は必ず7割以上記入する
志望動機欄の記入量が少ないと、それだけでマイナス評価になりかねません。最低でも7割以上を埋めるようにしましょう。もちろん、文章量が多ければOKということではありません。前述した、具体性・オリジナリティ・差別化などを考えながら、質も求めて記入すべきです。

7　本人希望記入欄の書き方

本人希望記入欄は、入社時に譲れない条件や、企業からの提示条件を選ぶ際に使います。ただし、勤務や待遇の希望条件程度の相談の場合は、履歴書には書かず、面接や内定後のオファー面談で提示して、すり合わせるのが一般的なやり方です。
本人希望記入欄は、ほかにも気をつけるべき点がいくつかありますので、順に見ていきましょう。

・原則、「貴社の規定に従います」と記入する
絶対に譲れない条件がない場合は、本人希望記入欄には「貴社の規定に従います」と書くのが通例です。同じ意味で、「特になし」という表現もありますが、ややネガティブにとられる可能性があるため、避けるべきでしょう。

・募集職種が2つ以上ある場合は、第一希望を記入する
応募した求人に募集職種が2つ以上ある場合は、本人希望記入欄に第一希望の職種を記入します。企業により、配属部署や職種の呼び方は異なるので、求人票に書かれた職種名を確認して記入しましょう。これにより、書類を受け取った担当者が、どの求人への応募かがわからなくなる事態を避けることができます。

・そのほか連絡事項があれば記入する
例えば、選考に関する連絡方法の希望がある場合や、現職の退職日・入社可能日が決まっていて、その点を考慮してもらいたい場合なども、そのほかの連絡事項の欄に記入しましょう。

8　そのほかの記入欄の書き方

「趣味・特技」や「長所・短所・性格」といった人となりを記入する欄は、アピールに使えそうならば、しっかりと記入しましょう。「健康状態」「扶養家族・配偶者」「通勤時間」などの基本情報は、正確に記入すれば問題ありません。

履歴書を書いた後にするべきことは？

完璧に書き終えたと思っていても、うっかりミスをしていることは誰にでもあるものです。履歴書の各欄をすべて書き終えたら、まずは何度か読み返し、入念にチェックする必要があります。
さらに、履歴書以外の応募書類も合わせて確認すべきです。これら、すべてを落ち着いてチェックし、提出するよう心掛けましょう。

誤字脱字を確認

どんなにすばらしい受賞経験があったり、申し分のない志望動機を書けたりしても、誤字脱字がひとつでもあれば、せっかくの履歴書が台無しです。すべての文章をもう一度見直し、間違いがないかを念入りにチェックしましょう。

ほかの必要書類も確認

転職では多くの場合、履歴書と合わせて職務経歴書も必要となります。職務経歴書は、その名のとおり職務経歴やスキルについて、履歴書からさらに詳しく伝えるための書類です。その前提で、履歴書と職務経歴書の両方を照らし合わせて違いがないのかも、しっかり確認しましょう。

郵送の場合は、封筒の書き方と送付方法を確認

求人応募の書類を郵送する場合、封筒の書き方にもルールがあるものです。封筒の表面には宛先を記入し、左下あたりに赤字で、目立つよう四角で囲って「応募書類在中」と書きます。封筒裏には、自身の住所と氏名も忘れずに記入しましょう。
履歴書などの応募書類は、折り目がつかないよう、A4用紙が入る封筒に入れて送ります。念のため、さらにクリアファイルに入れて送ると安心です。メールで郵送したことを伝えるのもマナーなので、忘れずに行いましょう。

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履歴書は、採用担当者に好感を抱いてもらえ、きちんと仕事ができる人物だと感じてもらえる書類に仕上げるのが理想です。ミスなく丁寧に記入してあれば、その時点でハードルはひとつクリアしたことになります。
さらに、志望動機が応募企業向けにまとめられていれば、面接への可能性も高まるはずです。時間に余裕を持ち、じっくりと履歴書を作成してみてください。

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