転職活動で、履歴書とともに希望の転職先へ提出するのが、職務経歴書です。自身の業務経験やスキルを希望転職先に伝え、自己アピールにつなげるカギとなる書類ですが、実際どう書けば良いのかわからないという人も少なくないでしょう。
そこで今回は、職務経歴書について解説します。職務経歴書を書き始める前、書く際、書き終えた後で、それぞれ押さえるべきポイントをご紹介しますので、今後の転職活動にお役立てください。
目次
職務経歴書とは？
職務経歴書は、自身の職務経歴をA4用紙1～2枚程度にまとめ、履歴書といっしょに提出するのが基本です。また、履歴書のように定形のフォーマットはありません。つまり、工夫次第で、自身の業務経験やスキル、やる気、意気込み、企業が求める人材であることなどを、十分アピールできるものにできるのです。
履歴書と違う職務経歴書の役割とは？
履歴書と職務経歴書の違いは、フォーマットのほかにもあります。主に、自身の略歴やプロフィールを書くための書類が履歴書、自身の職務経験や培ってきたスキル・知識などを書くための書類が職務経歴書です。
履歴書には、氏名・年齢・学歴・職務経歴などのほかに特技や自己アピール欄などもありますが、スペースは限られているものです。職務経歴についても同様で、詳しい業務内容までは踏み込んで書けません。そこで、「自身がこれまでどのような仕事をしてきたのか？」「資格も含めどんなスキルを持っているのか？」「そうした経験をもとに希望の転職先でどのようなことができるのか？」などを、職務経歴書でアピールする必要があるのです。
職務経歴書を書き始める前に、まず何を準備すべき？
実際に職務経歴書の作成を始める前に、2つ準備すべきことがあります。まずは、みずからのキャリアを棚卸し、アピールできそうな点を整理しましょう。次に、そのアピールポイントが応募先の企業でどのように活かせるかを探ります。そこまでやって、初めて効果的な職務経歴書となるのです。
これまでのキャリアを棚卸する
まず、これまでの自分のキャリアを棚卸します。経験企業ごとに、どの部署でいつから働き始め、どんな仕事をしてきたかを、箇条書きにするとわかりやすいでしょう。棚卸を行うことで、職場でのポジションや自分の得意とする分野、自分が得たスキルなどが整理されます。
併せて、資格や役職だけでなく、交渉能力や人柄といった、アピールできそうな点はすべて書き出してみてください。
応募企業と自分との接点を探る
職務経歴書を提出する目的は、いうまでもなく転職先の企業に採用してもらうためです。そこで重要なのは、企業がどんな人材を求めているかを、なるべく把握すること。みずからのキャリアを振り返ったら、続いては自身のキャリアと、今回の求人概要との接点を探りましょう。それが見つかれば、転職後に活かせる能力も、おのずと見えてきます。
これまでとまったく違う業種であっても、活かせそうな能力があれば積極的にアピールすべきです。
職務経歴書を書く際のコツとは？
続いては、職務経歴書の書く際のコツについて、具体的にご紹介します。職務経歴書は、人事担当者が応募者の経験やスキルを理解し、仕事に取り組む姿勢や任せたい仕事の遂行能力などが判断できる内容にすべきもの。それをうまく伝えるために、前提として下記の3点をクリアしてから書き始めましょう。
文章ではなく箇条書きにする
まず、効果的な職務経歴書にするのに欠かせないのが、「読みやすさ」です。長々と文章で書くのではなく、内容ごとに項目を絞り、必要事項を箇条書きで書きましょう。
例えば、これまで経験してきた仕事を説明する場合、「業務」「内容」「対応」「実績」などに分け、箇条書きにしていきます。それを、経験企業ごとにまとめることで、それぞれの業務内容と、それがキャリアでどのように変化していったかが伝わりやすくなるのです。
実績などはできる限り数値化する
業務上の実績などは、具体的な数値で示すと伝わりやすくなります。自身の売上や契約件数などを、可能な限り数値化してみましょう。さらに、その数値がどのような効果を生み、社内でどのように評価されたかまでアピールできると、より効果的な職務経歴書になるのです。
経験企業の情報は、必ず公式サイトから引用する
これまでの経験企業の規模なども、数値で書いていきましょう。その際、会社の概要や人数、資本金、社内での売上などの情報は、必ず公式サイトから引用すべきです。正確な情報を書くことで、人事担当者に正確な仕事をするという印象を与えることもできます。
職務経歴書に欠かせない項目や内容とは？
職務経歴書に書くべき内容や項目は、基本的に下記の6つになります。前述したように、履歴書と違い、職務経歴書には決まったフォーマットがありません。ただし、職務経歴書は、これまでのキャリアによって最適な書き方のパターンがあります。自分のキャリアに適したパターンを使うことで、人事担当者にとってもわかりやすい職務経歴書となるのです。
1 タイトル・日付・氏名
まず、職務経歴書の1枚目の最上段に、タイトル・日付・氏名を入れます。タイトルとなる「職務経歴書」を、中央寄せ・大きめ・太字で記入します。日付と氏名は、右寄せで入れましょう。
日付は、職務経歴書をメールで送る場合は送信日、郵送する場合はポスト投函日、面接で提出する場合は面接の日を記入するのがルールです。
2 職務要約
職務経歴書でまず必要なのが、職務要約（サマリー）です。自分がこれまで経験してきた仕事に、キャッチフレーズをつけるような意識で臨むといいでしょう。書き方の一例として、まずは、会社概要、勤続年数、役職のほか、主な業務内容や実績、社内でどう評価されたかなどを、長くなりすぎないよう各社100字未満にまとめます。それをさらにコンパクトに、ひとつにまとめると、職務要約になるわけです。
3 職務経歴
職務経歴は、これまでに何度転職を経験しているか、経歴やスキルを時系列ではない形でまとめるかなど、主に下記の3つの書き方から選んで作成します。それぞれの書き方の特徴やメリットを理解し、自分の経歴が最大限活きる形式を選びましょう。
・転職が多い場合におすすめの「逆編年体形式」
逆編年体形式は、直近の職務経歴から古い経歴へとさかのぼって記述していく形式です。最新の自身の経験やスキルを最大限アピールすることができますので、特に転職回数が多い人におすすめの形式といえます。
・職務経歴を時系列で書く「編年体形式」
編年体形式は、自身が就職してから現在までの職務経歴を、時系列で記述していく形式です。もし、履歴書を先に作成していれば、履歴書に書いた時系列の職務経歴を詳しく説明する意識で臨むと、スムーズに作成できるでしょう。転職回数が1～2度程度だという人は、この方式を選べばまず問題ありません。
・経歴やスキルをまとめてアピールできる「キャリア形式」
キャリア形式は、職務経歴を時間の流れで区切るのではなく、業務形態やスキルごとに分けて記述していく形式です。数回の転職で、いくつかの職場で異なるスキルを獲得している場合は、たとえば営業職や技術職などの項目に分けて記入します。そうすることで、どんなスキルを持ち、どんな業績を上げてきたのかが整理され、伝わりやすくなるのです。
4 活かせる資格・経験・スキル
応募先の業務と関連する資格やスキルを持っている場合は、活かせる資格・経験・スキルの欄に記入してアピールしましょう。
また、業務と直接関係ないような資格を持っている場合は、主に履歴書のほうに記入するのがセオリーです。例えば、英語検定なら、必要のない転職先では履歴書だけに、英語力が必要とされる転職先では職務経歴書と履歴書の両方にといった具合に記入します。
5 自己PR
自己PRの欄は、履歴書にもあります。そちらは、プロフィールや自身のキャラクターが伝わるものにすべきです。一方で、職務経歴書の自己PRは、ビジネスパーソンとしてのアピールポイントを記入します。
これまでの仕事で、実績を上げるためにどのような工夫をしてきたのかを、自身のアピールポイントとしてまとめます。さらに、それらの経験を踏まえ、希望の転職先の課題をどう工夫して解決するかまでアピールできるといいでしょう。
自己PRは、自身の意気込みを示す場でもあるので、箇条書きではなく文章でも構いません。ただし、5行程度など、長くならないよう注意すべきです。また、箇条書きで書く場合は3つほどに絞って列挙してください。
6 志望動機
志望動機は、職務経歴書で必ず書かなければならないわけではありません。また、履歴書にも志望動機を記入する欄はあります。ただし、スペースが限られているため、履歴書で志望動機を十分に言及できない場合は、職務経歴書を活用しましょう。
職務経歴書には、履歴書のような決まったフォーマットもないので、工夫次第で効果的な志望動機に仕上げることができるはずです。
職務経歴書を書き終えたらすべきことは？
職務経歴書を書き終えたら、まずすべきことが見直しです。資料にミスがないか、事前にチェックするのは社会人として当然すべきことです。これを怠ると、不採用になる可能性が一気に高まってしまいます。わずかな見落としで、大きなミスをする人物と思われてしまう可能性もありますので、細心の注意を払って見直しましょう。
誤字脱字を確認
どんなにすばらしい経歴やスキルを持っていても、些細なことで不採用となってしまうケースはあります。職務経歴書も、誤字脱字はマイナス評価につながるもの。ほかにも、入社や退社時期、経験企業の概要や売上などにある数字が間違っていないかも、注意して見る必要があるでしょう。誤字脱字があると、本人に悪意がなくても、経歴詐称ととられる可能性もあります。細心の注意を払って確認しましょう。
履歴書など、ほかの必要書類も確認
職務経歴書以外の同封書類も、必ず確認しましょう。履歴書に記入した名前や日付なども、正しく記入できているか、きちんと企業に伝わるように書けているか、資格や学歴・職務経歴などに記入漏れがないかなどが、確認すべきポイントです。また、必要書類がそろっているかについても、入念にチェックします。
郵送の場合、封筒の書き方と送付方法も確認
履歴書や職務経歴書の応募書類一式をどのように提出するかは、各企業の応募手順を守ってください。郵送の場合、提出書類が折れないよう、A4用紙が入る封筒を用意します。念のため、さらにクリアファイルに入れて送ると安心です。
表面には宛先を記入し、赤字で目立つように四角で囲って、「応募書類在中」と左下に書きます。封筒裏には、自身の住所と氏名も忘れずに記入してください。メールで郵送したことを伝えるのもマナーなので、忘れずに行いましょう。
近年は、メールなどでの提出を可とする企業も少なくありませんが、深夜の提出は控え、10～18時などの就業時間中に提出するのが基本です。また、面接時に書類を手渡しで提出する場合も、きちんと封筒に入れ、さらに折れないように鞄にしまって持ち運んでください。
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効果的な職務経歴書を作り、採用へとつなげよう
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職務経歴書に関するよくある質問
職務経歴書に関して、よくある質問をまとめました。職務経歴書は、やはり決まったフォーマットがない分、正解がわかりにくくなりがちです。作成に際しては、ぜひ下記の質問への回答を参考にしてください。
Q：職務経歴書に雇用形態は必ず記入すべき？
職務経歴書では、正規・非正規にかかわらず、雇用形態はできる限り記入しましょう。企業が見ているのは、まずは応募者の業務実績やスキルです。そこが合致していれば、前職が非正規だからといって不採用になる可能性が高まることはないでしょう。
Q：職務経歴書にアルバイト経験も記入してOK？
職務経歴書に、学生時代のアルバイトやフリーター経験などを記入する必要はありません。ただ、アルバイトで培ったスキルが、転職先でも活かせそうな場合は、記入すべきでしょう。
Q：職務経歴書に退職理由は書くべき？
職務経歴書に退職理由を書く場合は、基本的に「一身上の都合により」や「会社都合により」で構いません。例えば、リストラされた、給料が安かったなどの細かい理由を書く必要はないのです。
ただ、短期間の転職回数が多かったりして、先方からネガティブに捉えられそうな場合は、「病気療養のため」「資格取得のため」など、やむをえない理由やポジティブな理由を記入するよう心掛けましょう。
Q：職務経歴書は何枚が適切？
職務経歴書は、A4サイズ1～2枚にまとめるのが一般的です。あまりにも枚数が多いと、採用担当者も読む気が失せてしまいます。また、端的にまとめられているかどうかによって、書類の作成能力もチェックされていると考えておきましょう。どうしても2枚を超えてしまう場合は、読みやすさを重視し、一つひとつの項目をできる限り簡潔にまとめることが必要です。
Q：職務経歴書はメール添付で送っても問題ない？
まず、転職用の応募書類の応募方法が決まっている場合は、そのやり方に従います。特に指定がない場合は、職務経歴書も、また個人情報が多く記入されている履歴書も、メール添付で送るのは避けましょう。
以前は、誤送信などの対策として、暗号化したファイルと解凍用のパスワードを分けてメールするやり方が一般的でした。しかし、実は簡単にパスワードが解読できてしますので、メール送付ではなく、セキュリティが担保されたファイル転送サービスを利用して、ファイルを受け渡しましょう。
Q：応募書類を郵送する場合は、添え状（送付状）を同封すべき？
転職活動のマナーとして、郵送の場合は添え状も同封すべきでしょう。書類送付の日付、宛先、自身の住所、連絡先、同封されている書類のリストなどを添え状としてつけておくと、応募先で書類の確認や整理がスムーズに進みます。
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